Si è da poco concluso il workshop “FP&A di Nuova Generazione”, un’occasione di approfondimento in cui i nostri esperti Franco Perduca (CEO & CTO) e Sara Bozzo (CEO & Team Lead), supportati da Walter Gabetta (Head of Global Business Relationship) e in compagnia di un nutrito numero di aziende e professionisti addetti ai lavori – che ringraziamo vivamente per la partecipazione – hanno visto insieme il potenziale delle risorse di nuova generazione e in particolare la proposta Acterys.
“Pianificare e prevedere meglio” – come ha evidenziato nella sua introduzione Walter Gabetta – “è l’ambizione di ciascuna impresa e nell’era della Data Digital Economy è una sfida sempre più complessa ma che, con i giusti paradigmi e le giuste risorse, si può affrontare con risultati sempre più interessanti ”.
Nel percorso sono emersi alcuni spunti che ci fa piacere condividere anche in questo post, per ragionare insieme sul valore che le soluzioni basate su queste tecnologie possono permettere di generare anche per le aziende italiane, partendo da quel substrato di PMI che rappresenta la colonna portante del nostro tessuto industriale.
I software di FP&A (Financial Planning & Analysis, in italiano pianificazione e analisi finanziaria) sono delle risorse di EPM (Entreprise Performance Management, in italiano gestione delle performance aziendali) dalla crescente popolarità e impiego. Inizialmente diffusi nelle realtà aziendali più grandi, oggi sono sempre più accessibili anche all’asse portante delle PMI e Micro Imprese.
Bi Factory propone soluzioni FP&A basate su Acterys ( di cui è partner per l’Italia) , una piattaforma di pianificazione e analisi estesa (xP&A) che integra strumenti familiari quali Power BI/Excel, in grado di aiutare ad estrarre più velocemente e facilmente valore dai dati aziendali, anche con il supporto di tecnologie AI.
Come sottolinea Sara Bozzo: “la familiarità degli strumenti è un fattore chiave per una reale adozione in tempi brevi, un fattore che può fare la differenza tra il successo e l’insuccesso di un progetto di EPM ”.
Disponibile sia on premise che in cloud, Acterys oggi è al servizio di oltre 700 aziende di successo in tutto il mondo e Bi Factory ne è partner per l’Italia, curando l’implementazione in soluzioni di EPM efficienti e personalizzate.
Esploriamo ora insieme i principali spunti emersi!
Oltre Excel e i silos di dati
Nelle nostre aziende, per le attività di pianificazione e analisi finanziaria, si fa ancora largo uso di Microsoft Excel, un potente strumento che molte persone hanno imparato ad utilizzare con buona o ottima confidenza: la conseguenza di questa diffusione è che molti dati sono disponibili in file che vengono poi scambiati per email, di cui circolano molteplici copie con dati aggiornati in momenti diversi, con formule spesso complicate da ricostruire.
A questa situazione di fatto si aggiunge che ci sono molte ulteriori fonti dati che vengono integrate staticamente, ad esempio estraendo dei dati chiave ogni tot mesi e integrandoli in Excel.
Di fatto, queste fonti dati restano dei veri e propri silos difficili da far comunicare tra loro.
I limiti di questo approccio sono evidenti: le attività di reporting diventano onerose e complesse, con notevoli margini di errore causando quello che il nostro Franco Perduca, riprendendo un’espressione popolare tra gli addetti ai lavori, spesso chiama “the Excel Hell”.
Le moderne soluzioni software di FP&A come Acterys permettono di superare tutto questo agendo da “strato di mezzo” (middle layer in inglese) tra le fonti dati sottostanti (Excel e database di ogni genere: Acterys può integrare in pochi click oltre 600 fonti dati) e le esigenze di visualizzazione, condivisione e analisi, spesso soddisfatte con cruscotti (dashboard) e report.
La connessione – spesso in tempo reale – con le fonti dati permette di avere sempre a disposizione gli ultimi dati, con la possibilità di combinare in un unico cruscotto o report molteplici fonti diverse in modalità organica.
Le fondamenta di Acterys sono ben radicate nel mondo Microsoft ed in particolare in Excel e Power Bi: questa peculiarità, che contraddistingue Acterys da altri software di FP&A, permette di offrire un’esperienza d’uso in continuità con il passato, agevolando l’adozione da parte dei professionisti che in azienda svolgono queste attività.
Velocità e flessibilità unite
a funzionalità inedite
Se la possibilità di connettere con pochi click oltre 600 fonti dati è un ottimo esempio della velocità con cui si può implementare una soluzione di FP&A basata su Acterys, altrettanto facile e rapida è la possibilità di creare dei cruscotti (dashboard): oltre alla disponibilità di numerosi template, cioè cruscotti già pronti per le principali esigenze, Acterys offre un ambiente di design dei cruscotti e dei report estremamente accessibile, permettendo ad ogni team di realizzare esattamente quello di cui hanno bisogno senza particolari difficoltà.
Risolta l’esigenza di accedere facilmente ai propri dati e visualizzarli o estrarli come si desidera, la potenza di soluzioni basate su Acterys si evidenzia nell’accesso a funzionalità evolute, come la possibilità di creare agevolmente scenari ipotetici multipli, fondamentali per anticipare cambiamenti più o meno importanti e migliorare la resilienza dell’azienda.
Oltre a questo, la connessione diretta con le fonti dati permette anche di effettuare simulazioni di “scenario” e write-back di dati direttamente dai cruscotti verso le fonti nel rispetto di regole preimpostate, in modo da assicurare il più possibile l’integrità e la correttezza delle fonti dati.
Le funzionalità di una soluzione software FP&A basata su Acterys sono poi in costante evoluzione: è già in corso l’integrazione con sistemi LLM come ChatGPT, chiaramente in via sperimentale, per fornire ulteriori modalità di accesso ai dati e ai report. Si tratta di sperimentazioni utili a individuare casi d’uso dove queste nuove risorse assistive AI possono ulteriormente agevolare il lavoro quotidiano dei vari professionisti coinvolti nelle attività di FP&A.
Condividere in sicurezza
Un ulteriore importante passo avanti rispetto alle soluzioni FP&A del passato basate principalmente su Excel, lo ritroviamo nel controllo granulare dell’accesso ai dati e alle viste, con la possibilità di determinare in maniera precisa chi può vedere cosa e chi può inserire, modificare o cancellare cosa.
Questa possibilità di controllo, particolarmente apprezzata dal team IT e dal team legale dell’azienda, permette di assicurare il pieno rispetto di normative come il GDPR, soprattutto nello scambio di dati tra dipartimenti diversi.
Se fino a qualche anno fa le attenzioni su questi aspetti erano minori, oggi sempre più si leggono notizie di multe comminate ad aziende che non hanno prestato la giusta attenzione alla correttezza, circolazione e visibilità di dati in loro possesso.
Un controllo granulare e consapevole degli aspetti di accesso e condivisione, con anche un sistema di tracciamento (log) evoluto, è una garanzia significativa, che permette di lavorare con maggiore serenità e di rispondere con più facilità nei casi di audit, previsti o imprevisti che siano.
Automatizzare task e creare workflow
Tra gli aspetti maggiormente apprezzati dalle moderne soluzioni software di FP&A come quelle basate su Acterys c’è la possibilità di creare automazioni evolute, con anche veri e propri flussi di lavoro automatizzati che permettono di svolgere con pochissimo sforzo tutta una serie di incombenze che tradizionalmente impegnavano uno o più persone in azienda.
Il risparmio di tempo, unita alla garanzia che l’azione venga svolta sempre nel rispetto delle regole impostate e alla tracciabilità degli eventi, si traduce in un vantaggio competitivo importante per le aziende che impiegano al meglio queste risorse rispetto a quelle che non ne fanno uso.
Liberare il personale da attività di routine facilmente automatizzabili permette inoltre una migliore qualità dell’esperienza lavorativa, togliendo il pensiero di attività che, per quanto banali, se non svolte nei giusti tempi e nelle modalità corrette possono comportare conseguenze a volte trascurabili ma a volte anche molto importanti.
Dall’FP&A all’XP&A
Uno dei passaggi chiave del workshop è stata la presentazione delle soluzioni basate su Acterys come un patrimonio a disposizione di tutta l’impresa.
Si fa sempre più strada, infatti, il concetto di XP&A (eXtended Planning & Analytics), cioè l’applicazione di tecniche di pianificazione e analisi al di là dello specifico ambito finanziario in cui sono nate.
Il potenziale di soluzioni software XP&A basate su Acterys coinvolge tutti i dipartimenti aziendali, dalle vendite alla produzione, dalle risorse umane ai reparti legal e IT.
L’impiego di un’unica soluzione software accessibile da tutta l’azienda permette a tutto il personale di parlare un’unica lingua e imparare un unico strumento, con le sue regole e convenzioni, facilitando l’onboarding del personale e la comunicazione in azienda, anche tra persone di dipartimenti diversi.
Cruscotti e report condivisi permettono di migliorare le riunioni ed in ultimo il processo decisionale, assicurando una migliore operatività in azienda.
Soluzioni software FP&a
per le imprese italiane
Durante il workshop Franco Perduca ha condiviso alcune considerazioni sulle peculiarità delle imprese italiane e sull’importanza di mettere a loro disposizione delle soluzioni capaci di coglierne e valorizzarne l’unicità. Una piattaforma software come Acterys, particolarmente flessibile, ben si presta a fare da fondamenta ad una soluzione FP&A evoluta su cui basare la crescita aziendale.
Nel farlo, è importante stabilire obiettivi, figure coinvolte, ruoli e responsabilità, per arrivare – a volte anche nel giro di poche settimane – ad una soluzione capace di far lavorare meglio le persone e portare rapidamente risultati tangibili.
Per aiutare a comprendere meglio il potenziale di questa risorsa Bi Factory ha predisposto uno strumento apposito, un’esperienza “Proof of Value”, spiegata nel dettaglio nella pagina del sito dedicata al mondo Acterys.
Ringraziamo nuovamente tutte le persone che hanno partecipato con attenzione al workshop e che hanno animato la sezione Q&A, con numerose e interessanti domande che hanno aiutato a chiarire ulteriormente il tema.
Le attività di FP&A, così come la loro versione estesa a tutta l’azienda, XP&A, trovano in soluzioni software evolute come quelle basate su Acterys una risorsa in grado di migliorare l’esperienza lavorativa ed i risultati in azienda, come testimoniato dalle aziende italiane che Bi Factory ha già supportato su questo fronte.
Le sfide da affrontare, tra norme e mercati, si fanno sempre più complesse, ma fortunatamente gli strumenti a nostra disposizione sono sempre più evoluti e – paradossalmente – facili da adottare e impiegare.
Ancora grazie e appuntamento ai prossimi workshop per ulteriori approfondimenti: per saper quando saranno seguiteci sui nostri canali social!
